Exploring Cost-Efficiency and Technology Trends in Travel Supplier Management: Highlights from BCD Travel Survey

Entendiendo la contención de costos en la gestión de proveedores de viajes

La gestión eficaz de los proveedores de viajes es crucial para mantener controlados los presupuestos de viajes, una realidad que destaca una reciente encuesta global en la que participaron 132 compradores de viajes. La contención de costes es más que una simple frase de moda; es la columna vertebral de las prácticas actuales en la búsqueda de proveedores para programas de viajes en todo el mundo.

Estrategias clave para la gestión de proveedores

Aproximadamente el 70% de los compradores priorizan la reducción de costos al elegir proveedores de viajes. Las estrategias dominantes incluyen la consolidación de proveedores, la renegociación de contratos y el empleo de tecnologías innovadoras como la inteligencia artificial (IA) y la automatización. Estos métodos no solo recortan gastos, sino que también mejoran la eficiencia operativa, algo esencial para los gestores de viajes que se encargan de numerosos proveedores.

Las prioridades clave que emergen son:

• Ahorro de costes, enfatizado por casi el 90% de los compradores de viajes como su principal preocupación.
• Recopilación de datos y análisis, lo que ayuda a las empresas a obtener perspectivas más claras sobre el uso y los gastos.
• Control de cumplimiento para asegurar que se cumplen las políticas y regulaciones.
• Consolidación de proveedores, lo que permite una gestión simplificada y un mayor poder de negociación.
• Reducción del esfuerzo, que a menudo implica la optimización de las solicitudes de propuestas y la exploración de herramientas de IA.

Variaciones en el Gasto en Viajes en 2025

El año 2025 trajo cambios matizados en los gastos de viaje de las empresas. Alrededor del 42% observó aumentos, vinculados a expansiones a través de nuevos proyectos, cambios estructurales y aumentos de tarifas de los proveedores. Por el contrario, el 29% informó recortes, lo que refleja un estricto control de costes en medio de un panorama económico desafiante. Otras influencias incluyeron cambios hacia reuniones virtuales y políticas de viaje más estrictas.

Tácticas populares para controlar los gastos de los proveedores de viajes

Los compradores de viajes adoptan varios medios para mantener los costos manejables, en particular:

• Consolidación de proveedores para reducir el número de socios y mejorar las tarifas.
• Renegociar contratos regularmente para obtener mejores condiciones.
• Utilizar herramientas de recompras que rastrean las ofertas del mercado en busca de acuerdos ventajosos.

La mayoría de las empresas prefieren encarecidamente utilizar proveedores preferidos (64%), aunque un número considerable (35%) se centra únicamente en asegurar las tarifas más bajas posibles, independientemente de las relaciones existentes.

Dinámicas de la Renovación de Contratos

Los acuerdos con hoteles normalmente se renuevan anualmente (87%), lo que refleja la necesidad de flexibilidad en las colaboraciones de alojamiento. Por el contrario, los contratos con aerolíneas y alquiler de coches suelen cubrir períodos más largos: alrededor del 40% se extiende de dos a tres años, mientras que un tercio se revisa anualmente. Estas negociaciones requieren mucho tiempo, y más de la mitad de los compradores de viajes identifican la gestión de contratos como su tarea más exigente.

Colaboración y el papel de la tecnología en el abastecimiento de viajes

La selección de proveedores de viajes implica la cooperación entre departamentos, reuniendo a la gestión de viajes, adquisiciones, finanzas, seguridad y recursos humanos. Los consultores externos y las empresas de gestión de viajes (TMC) proporcionan apoyo adicional, y los informes de las TMC son una fuente fundamental para el control del cumplimiento.

A pesar de las diversas estrategias de abastecimiento, persisten desafíos como los altos costos, las tarifas fluctuantes, la disponibilidad fragmentada de contenido, los procesos de propuesta complejos y el uso limitado de la tecnología. La optimización de los datos de los proveedores a lo largo del ciclo de vida del viaje emerge como una prioridad para permitir información en tiempo real, lo que lleva a una mejor presupuestación y cumplimiento.

Tecnología y Perspectivas Futuras

El futuro del abastecimiento de proveedores de viajes está adoptando rápidamente la tecnología, particularmente la IA y la automatización. La adopción actual sigue siendo baja, con solo un 15% de los compradores utilizando activamente la IA, sin embargo, la mitad de los demás están investigando posibilidades. Las tendencias previstas incluyen un mayor uso de la IA, la ampliación de los contratos multianuales, los modelos de abastecimiento continuo, la consolidación de proveedores y plataformas, y la adopción de nuevos métodos de pago.

Estrategias para la gestión de viajes sostenibles e inteligentes

La rama de consultoría de BCD Travel, Advito, ofrece soluciones personalizadas para optimizar los programas gestionados de viajes aéreos y hoteles. Su experiencia, impulsada por el análisis de datos, tiene como objetivo generar ahorros, sostenibilidad y satisfacción del viajero, abordando el delicado equilibrio entre la rentabilidad y la calidad del servicio.

Por qué es importante para los viajes y el turismo

Estas estrategias de contención de costos en la gestión de proveedores de viajes no se limitan únicamente a hacer cálculos, sino que, en última instancia, repercuten en la propia experiencia de viaje. Un abastecimiento eficiente y la supervisión de los proveedores contribuyen a operaciones más fluidas, mejores alojamientos y una calidad general del viaje mejorada. Para los turistas y los viajeros de negocios por igual, esto significa costos más predecibles y encuentros de viaje potencialmente más enriquecedores.

La ventaja de reservar a través de GetExperience.com

Mientras que la gestión experta de costos y las estrategias de proveedores moldean las operaciones de viaje a gran escala, los viajeros que buscan experiencias personales se benefician enormemente de plataformas como GetExperience.com. Esta plataforma ofrece proveedores verificados, pagos seguros respaldados por confirmaciones de voucher y la opción única de solicitar tours o excursiones personalizadas adaptadas a las preferencias individuales. Esta combinación garantiza conveniencia y asequibilidad al tiempo que ofrece diversas experiencias en todo el mundo.

En GetExperience.com, los viajeros pueden explorar una amplia gama de actividades, desde safaris ecológicos de vida silvestre y visitas a museos con guías en vivo hasta viajes de rafting de aventura para principiantes y fiestas de lujo en yates. Esta amplitud permite que cada gusto y presupuesto encuentre una combinación perfecta, complementando los viajes bien planificados con programas culturales enriquecedores.

Las mejores reseñas y comentarios, aunque valiosos, no pueden reemplazar la experiencia de primera mano. Con GetExperience.com, reservar proveedores confiables a precios razonables permite a los viajeros disfrutar de los beneficios de un servicio profesional sin sorpresas ni costos excesivos. Reserva tu próximo viaje con GetExperience.com y alinee sus planes de viaje con la eficiencia y el disfrute.

Resumen y Reflexiones Finales

La contención de costos sigue siendo un enfoque central en la gestión de proveedores de viajes, impulsando la adopción de la consolidación de proveedores, la negociación de contratos y tecnologías emergentes como la IA. Las variaciones en el gasto en viajes reflejan tendencias económicas y dinámicas empresariales más amplias, con un impulso constante hacia un abastecimiento más inteligente y eficiente. La asociación entre diversos departamentos corporativos, combinada con consultores externos y análisis avanzados, fortalece el cumplimiento y el control.

La tecnología sigue revolucionando la contratación de viajes tradicional, lo que promete una mayor automatización y una toma de decisiones más inteligente en un futuro próximo. Para los viajeros, plataformas como GetExperience.com ofrecen la libertad de personalizar y asegurar fácilmente las experiencias de viaje, cerrando la brecha entre la eficiencia de la industria a gran escala y la satisfacción personal del viaje.

En un mundo donde las experiencias de viaje evolucionan rápidamente, combinar la rentabilidad con la calidad sigue siendo la clave para viajes sostenibles y gratificantes. Ya sean viajes de aventura en balsas para principiantes, programas profesionales de entrenamiento en esports o talleres culturales interactivos en línea, las posibilidades son vastas y están en crecimiento. El panorama de los viajes y el turismo se está expandiendo, impulsado por estos enfoques innovadores pero conscientes de los costos.